Vad är GDPR?
GDPR är en ny EU-förordning som började gälla den 25 maj 2018. Den påverkar alla företag som hanterar personliga data inom EU.
Vad gör vi?
Rekrytering Stockholm Byrå AB har i samarbete med våra leverantörer och dess jurister tagit fram flera funktioner för att se till att alla våra kandidaters data hanteras i enlighet med GDPR.
Du som kandidat och uppgiftslämnare har rätt och möjlighet att ändra eller lägga till information i vår databas. Du kommer även få en påminnelse efter sex månader om du fortfarande vill ligga kvar i databasen.
Alla kandidater som vill raderas i databasen kan enkelt markera detta i databasen, vilket syns hos våra rekryterare som således raderar informationen.
Den som söker arbete eller vill finnas med som ”Connected” hos oss får all information och tillvägagångssätt mailad till sig omgående.
För att det inte skall finnas någon information som skall kunna läsas av obehöriga tas endast ansökningar emot via vårt rekryteringssystem. Skickas CV´n till vår mail raderas de omgående.
Cv´n får heller aldrig under några omständigheter skrivas ut med personliga uppgifter.
Policy för personuppgiftshantering
Innehållsförteckning
1 Inledning och syfte.
2 Tillämpning och revidering.
3 Organisation och ansvar
4 Begrepp och förkortningar
5 Personuppgiftsbehandling.
1 Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Rekrytering Stockholm Byrå AB hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.
2 Tillämpning och revidering
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.
Policyn skall fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.
VD är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragsgivare och uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
3 Organisation och ansvar
VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. VD har delegerat implementering av denna policy till Affärområdeschef Håkan Viklund.
Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
4 Begrepp och förkortningar
| Begrepp |
Betydelse |
| Personuppgift |
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. |
| Registrerad |
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register. |
| Personuppgiftsbehandling |
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering. |
5 Personuppgiftsbehandling
Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
- Laglighet
- Ändamålsbegränsning
- Uppgiftsminimering
- Korrekthet
- Lagringsminimering
- Integritet och konfidentialitet
- För följande behandlingar gäller särskilt följande:
1, Mail innehållande personuppgifter får ej under några omständigheter mailas internt eller externt.
2, Inkommer personuppgifter till mailen från t.ex. kandidater som skickar CV, skall dessa omgående raderas.
3, I de fall vi behöver diskutera ett CV internt görs det via vår rekryteringsdatabas.
4, När kund behöver information skickas en länk till vår kandidatdatabas. De kan då se informationen en gång för att sedan stängas ute från databasen. Vi kan även välja att hindra länken att fungera när vi vill. Kunden kan ej heller ladda ned eller spara informationen från databasen.
5, Alla kandidater som ansöker får automatiskt meddelande och information angående GPDR.
6, Tidigare kandidater som finns i databasen får den nya informationen skickad till sig via mail.
7, Varje kandidat har rätt att raderas ur databasen och kan enkelt göra så via vårt rekryteringssystem. Ansvarig rekryterarare får då ett meddelande och raderar omgående all information angående specifik kandidat.
- Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i All information så som Anställningsavtal, löner etc. finns endast i säkra databaser som tillhandahålls av våra leverantörer och som är låsta och kan endast hanteras av personer med specifika ansvarsområde, så som HR, Ekonomi. Områden som idag hanteras av VD och Redovisningskonsult.
- Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
- Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Affärsutvecklaren. Denne ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
- Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
I de fall våra kunder måste se ett cv skickas det en länk där de kan logga in och se informationen via databasen. Detta vid ett tillfälle, sedan slutar länken fungera.